Notieren – Dokumentieren – Strukturieren. In der Cloud.

Wir verfassen täglich Dutzende von E-Mails, schreiben Traktandenlisten und Sitzungsvorbereitungen in Worddokumenten, notieren Gedankensplitter und Ideen auf elektronischen Notizzetteln. Weiteres halten wir immer noch in Papierform, auf Zetteln und in Notizbüchern fest. – Spätestens seit iPhone, Android-Handy und iPad & Co. nutzen wir auch allerlei elektronische Dienste zur Organisation unseres Arbeits-Alltags. Wer mobil und mit mehreren Geräten unterwegs ist könnte sich damit papierlos organisieren. Die Dokumente werden nicht mehr lokal abgelegt, sondern in der «Cloud» – Nur, welchen Dienst, welche Software, welches Mobile-App nutzen? Eine unvollständige Sammlung und ein Vorsatz für einen Versuch…

Idee
Wegkommen vom Wildwuchs der Worddokumente. Nicht mehr überlegen müssen, ob die Notizen zur anstehenden Sitzung nun in GoogleDocs, auf Pages im iPad oder doch im Moleskine-Notizbuch auf dem Bürotisch stehen. Diesen Wunsch haben wir alle.
Die Idee: Künftig sollen die Gesprächsnotizen, Traktandenlisten und Sitzungsvorbereitungen, Besprechungs-Mitschriften, vorlaufende Sammlungen von Ideen und Argumenten, Literatur-, Film- und Musiktitel an EINEM Ort notiert werden.

Anforderung
Die Synchronisation zwischen Handy, Tablet und Notebook soll problemlos funktionieren. Als Apple-Nutzer würde sich da der MobileMe-Dienst anbieten und am einfachsten wären wohl synchronisierte Notizen. Doch als Flickr-Dropbox-RememberTheMilk-Exchange-Nutzer (!) soll das Glück (für einmal) ausserhalb der Apple-Ägide gefunden werden. Unter den Dutzenden von Diensten werden drei Dienste näher angeschaut: Evernote, MacJournal und Notability. Zur Diskussion stand auch das für Teamarbeiten häufig genutzte GoogleDocs, doch die Bearbeitung der GD-Dokumente auf iPhone und iPad ist zu umständlich. Zur Diskussion standen auch Memonic und DEVONthink.

Notability
Mit Text, Skizzen, Bildern und Audio dokumentieren.  Bilder können frei innerhalb der Mitschrift posisioniert werden. Der Audio-Mitschnitt läuft im Hintergrund ab und die schriftlichen Notizen werden zur Aufzeichnung synchron aufgezeichnet. Notizen können als PDF exportiert und in verschiedenen Ordnern abgelegt werden. Der Clou: von der Mitschrift kann jeweils an die entsprechende Stelle des aufgezeichneten Referats gesprungen werden. Die App scheint ideal zu sein für Studierende zur Verarbeitung von Vorlesungen und Seminarien. Die Formatierungsmöglichkeiten sind beeindruckend, stellt sich nur die Frage, ob das notwendig ist. Eher weniger geeignet für die Dokumentation der täglichen Arbeit. Und wer kommt schon auf die Idee, Sitzungen als Audiofile speichern zu wollen? Nur für iPad und iPhone, keine Nutzung auf dem Notebook. Fr. 3.30. Es wird wohl eine Frage der Zeit sein, bis Notability auch als Notebook-Software im Apple App Store erhältlich sein wird.

MacJournal
Wie der Name vermuten lässt, eine Software für tagebuchartige Einträge. Das Online-Tagebuch gibt es seit 2005 und seit letztem Jahr auch als App für iPad und iPhone. Mit Schnittstelle zu WordPress. Das App kostet € 4,–, die Software für das Mac-Notebook schlägt mit € 35,–  etwas happig zu Buche. Die Software ist übersichtlich, doch die chronologische Organisation ist trotz einsetzbaren Tags nur bedingt für eine übersichtliche Arbeitsorganisation geeignet. Wer ein einfaches Tool sucht, um Sitzungs- und Besprechungsnotizen an EINEM Ort zu speichern, könnte mit MacJournal glücklich werden. Zum schnelleren Auffinden setzt man Tags.
Produkte-Website.

Evernote
Es bleibt die seit den Anfängen der iPhone Apps bekannte Software. Text, Bild und Audio können mit iPhone und dem iPad aufgenommen und in übersichtlichen Notizbüchern geordnet werden. Die Versionen für Mobilgeräte und die Software für Mac- und Windows-Computer sind allesamt kostenlos. Die Synchronisation funktioniert tadellos; nichts ist einfacher, als Dokumente auf mehreren Geräten gleichzeitig zu nutzen. Die Software ist nebst iPhone und iPad auch für Android, Blackberry, Palm, Windows Mobile und Sony Ericcson X erhältlich. Diesbezüglich also ideal für plattformübergreifendes Arbeiten, und die Software kann an Weiterbildungen etc. problemlos empfohlen werden, da praktisch niemand «draussen» bleiben muss.
Produkte-Website | Apple App Store

Selbstversuch
Seit einem guten Monat ist Evernote nun in Dauereinsatz Einsatz. Das App hat es damit auf iPad und iPhone auf die erste Seite und aus dem «Das-habe-ich-auch-mal-angeschaut-Modus» geschafft. Alle Sitzungsvorbereitungen, Besprechungsnotizen, Ideensammlungen, Entwürfe etc. werden konsequent mit Evernote erstellt. Einzig die to do-Liste bleibt auf Remember the Milk, dafür ist Evernote weniger geeignet.
Beeindruckend, wie umfassend und intuitiv mit der Software auf dem Notebook Dokumente gestaltet werden können: umfangreiche Funktionen zum Formatieren von Text, mit Integration von Bildern und Text und Capture-Funktion von Website-Inhalten. Vorbei sind die Zeiten, als Fotos von Flipchart-Blättern mühsam aus iPhoto oder Aperture geklaubt werden mussten. Sie werden nun via Evernote auf dem iPhone direkt ins bestehende Dokument integriert. Wer es übersichtlich strukturiert mag, erstellt für jedes Projekt ein eigenes Notizbuch und benennt die Notizen mit dem Erstellungsdatum «110120 Besprechung X». Wer lieber sucht, findet das Gewünschte bestens über die Suchfunktion.

Der Vermutstropfen: Auf dem Notebook formatierte Dokumente können auf dem iPad resp. dem iPhone nicht mehr editiert werden; es kann einzig unformatierter Text am Textende angefügt, aber nichts im bestehenden Text eingefügt werden. Das ist ärgerlich. Umständlich muss jeweils der notierte Text gesichert und das Textfeld geschlossen werden, um den bereits bestehenden, formatierten Text sehen zu können. Es wird sich zeigen, wie lange dies bestehen bleibt…

Dies meinen Andere zur Nutzung von Evernote als Lehrperson.

Weitere Apps gibt’s hier.